כתיבה במהלך פגישות: בעד או נגד?

מאז ומעולם לימדו אותי שכשאנשים מדברים כדאי לרשום: החל מבית הספר (שם המורה ״הכתיבה״), דרך הצבא וכמובן במקומות העבודה בתור שכיר. כשהגעתי בטעות לפגישה בלי מחברת תמיד היה מי שהתנדב לתת לי דף ועט, בצירוף מבט שלא משתמע לשתי פנים — אם לא תכתוב איך תזכור?
אבל לאחרונה אני מתחיל לשמוע דעות שונות מאותם אנשים שלא כותבים ומתעקשים שהדרך שלהם היא הנכונה. אין לי תשובה אחת אבל כן יש רשימת בעד ונגד, ומקום בסוף לשתף את הטיעונים שלכם.

1. בעד: עוזר לזכור את השמות של כולם

בחלק מהפגישות תצטרכו לפגוש אנשים חדשים או אנשים שאתם לא באינטרקציה יום יומית אתם. אם יש יותר מ 2-3 כאלה זה מתחיל להיות קשה לזכור את השמות והתפקידים של כולם. כתבו את השמות במחברת (או בנייד, תלוי בהעדפות הכתיבה שלכם)  ותמיד תוכלו להזכר ולדעת שאתם פונים לאנשים בשם הנכון.

2. בעד: חוסך זמן אחרי הפגישה

פגישות רבות מסתיימות במשימות לביצוע או למעקב, וכדאי שתהיה רשימה מסודרת של משימות אלו. במקום לחכות לסיום הפגישה ולא להיות בטוחים שזכרתם הכל, אפשר לכתוב תוך כדי השיחה ואז רק לסדר כשנפרדים.
המקצוענים גם מארגנים את המשימות לפי נושאים וסדרי עדיפויות כבר במהלך הפגישה, והמקצוענים באמת כבר מסיימים חצי מהמשימות לפני שהפגישה מסתיימת.

3. בעד: עוזר להיראות רציניים

מי לא רוצה להיראות רציני מול עמיתים לעבודה, לקוחות או לקוחות פוטנציאלים? כשאנו כותבים אנו נותנים לצד השני הרגשה שהמלים שלו חשובות ושאנו הולכים לעשות משהו עם הדברים שנאמרים.
כמובן שיש הרבה אנשים שכותבים ועדיין שוכחים הכל בשניה שהפגישה מסתיימת, והרבה אנשים אחרים שלא כותבים ובכל זאת זוכרים הכל לפרטי פרטים. אבל זה לא מה שקובע את הרושם במהלך הפגישה.
(ואגב באותו הנושא עצה למרצים שביניכם: כשאתם שואלים שאלה ואז כותבים כל תשובה של תלמידים על הלוח אתם נותנים לכולם הרגשה טובה ומעודדים אנשים לדבר ולחשוב על הדברים שהם אומרים).

4. נגד: פוגע בקשר האישי במהלך הפגישה

הטיעון המרכזי נגד כתיבה במהלך פגישה הוא הפגיעה בקשר האישי. נסו להזכר בביקור האחרון שלכם אצל הרופא. רובם עוצרים אתכם כל משפט כדי להקליד במחשב ומחזירים אליכם את המבט רק מדי פעם.
בתור לקוח זה לא נותן הרגשה טובה במיוחד, ולפעמים גם קשה לשמור על שטף מחשבה ודיבור כשכל רגע צריך לעצור להקליד.

גם לכתיבה במחברת יש השפעה דומה: נסו להזכר במסעדות שישבתם בהן שהמלצר כל רגע כתב במחברת את ההזמנה. זה חשוב במסעדה שלא יתבלבל אבל אי אפשר באמת לקיים שיחה עם מישהו שרק רושם כל הזמן.

הערך של פגישה לא נגזר מכמות הטקסט שכתבתם במחברת בסוף, אלא באיזו מידה הפגישה קידמה את הפרויקט שאתם עובדים עליו. והטענה היא שקשר אישי וסיעור מוחות עובדים טוב יותר כשלא עוצרים כל רגע לכתוב את הפרטים.