בחמש השנים בהן אני עובד עצמאי פיתחתי הרגל קטן: תזמון פרויקטים ומשימות לתאריכים וביצוע כל דבר בזמן שלו.

זה לא מסובך לעשות, רק צריך קצת משמעת. מתחילים עם רשימה של כל המשימות שצריכות להסתיים בחודשיים הקרובים, מחליטים כמה זמן לעבוד על כל משימה ואז רושמים את זה ביומן. כאילו אתם עושים רישום של שעות עבודה בשביל לחייב לקוח רק הפוך — לפני ביצוע העבודה במקום בסוף.

ובכל זאת לא רבים נוקטים בשיטה זו, ורבים מחבריי הפרילאנסרים מעדיפים לתת ללקוחות ולפרויקטים לנהל עבורם את הזמן. הנה חלק מההתנגדויות שאני שומע כשאני מדבר על נושא ניהול זמן עם אנשים, ותשובות שאולי יעזרו גם לכם.

1. אי אפשר לדעת מראש כמה זמן זה ייקח

ההתנגדות הנפוצה ביותר לניהול זמן היא חוסר היכולת להעריך מראש זמנים. בתור מתכנתים אנחנו נתקלים בזה כל הזמן: משימה שצריכה לקחת שעתיים לפי כל הערכה הגיונית לוקחת בסוף שבוע בגלל מאות מכשולים שצצו לאורך הדרך.

אין לי ספק שברוב המקצועות היצירתיים יש קושי אמיתי לדעת מראש כמה זמן משימה הולכת לקחת. השאלה מה עושים לגבי זה.

הפתרון שלי הוא לדעת לוותר לאורך הדרך ולנצל נכון את כלל ה 80/20. במלים אחרות אם הקציתי שבוע לבניית מודול ניהול לקוחות, ואני רואה שמימוש פיצ'ר מסוים במודול הולך לסכן את לוח הזמנים אני פשוט מוותר על הפיצ'ר. גם אם זה אומר שהמודול יצא פחות טוב ממה שהיה יכול לצאת, וגם אם יש סיכוי לא רע שכן אצליח לכתוב את הפיצ'ר ולעמוד בלוח הזמנים. אפילו 10% סיכון לעיכוב בזמן סיום כתיבת המודול זה יותר ממה שאני מוכן לקחת.

אי אפשר לדעת מראש כמה זמן זה ייקח אם מחליטים מראש על התוצר. אבל עמידה בלוחות זמנים פועלת הפוך: אנחנו מחליטים מראש כמה שעות להקדיש לפרויקט, ובונים את הדבר הכי טוב שאנחנו יכולים בזמן הנתון.

2. הלקוח/הבוס שלי מעדיף מוצר טוב יותר (גם על חשבון עמידה בזמנים)

הדבר השני שאנחנו משכנעים את עצמנו הוא שהעבודה שלנו הולכת להיות כל כך טובה שזה יהיה שווה ללקוח את ההמתנה, או שבכלל ההמתנה הזו לא חשובה כל כך ועיכוב של יומיים בביצוע הוא שולי לעומת תוצר איכותי. הרי הלקוח יצטרך לחיות עם המוצר שנים, אז מה זה יומיים עיכוב בראיה של שנים קדימה?

לצערי גם זה יותר שכנוע עצמי מאשר מציאות. רוב הלקוחות שלכם מבינים משמעותית פחות מכם, ולכן הם כנראה לא ישימו לב שהמוצר פחות מעוצב ממה שהיה צריך להיות. אם כבר כן יש לקוחות שהחוסרים יפריעו להם, אותם הלקוחות יעירו לכם ותוכלו לתזמן סיבוב שני לסגירת החוסרים.

אם תזמנתם 10 שעות עבודה על פרויקט עיצוב ובסופן עדיין לא הגעתם לעיצוב המושלם, עדיף להציג ללקוח את התוצרים שכן בניתם ולהחליט יחד אם להכנס למקצה שיפורים מאשר לסחוט עוד 10 שעות עבודה, לעכב לוחות זמנים של פרויקטים אחרים ולהסתכן בכך שגם אחרי 20 שעות הדברים עדיין לא יראו טוב כמו שאתם רוצים שיראו.

3. בתחום שלי כל הזמן יש הפתעות

״גם אם אני מתכנן להשקיע 10 שעות במודול מסוים, במהלך העבודה צצים פרויקטים אחרים ולקוחות אחרים וצריכים תשומת לב. יש הפתעות בחיים אתה יודע…״

ספרו לי על זה. מי לא היה בלחץ הזה של לקוחות שמתקשרים ורוצים שינויים של הרגע האחרון כשאתם בדיוק באמצע פרויקט אחר, או עבודות חדשות שנכנסות דחוף דחוף לעכשיו וזה ייקח לך רק דקה ואנחנו ממש חייבים את זה וחבל לנו לעבור לעבוד עם ספק אחר אבל אתה יודע השוק מאוד תחרותי.

לקח לי הרבה זמן ללמוד להגיד לא, ובמקביל לתכנן את היומן ב Under Booking במקום Over Booking. היומן שלי היום מתוכנן חודשיים קדימה. פרויקט חדש שנכנס היום ייכנס לביצוע ביולי. זה לא מתאים לכל הלקוחות, אבל זה בסדר. לקוח שכן עובד אתי יודע שלא משנה מה הפרויקט יהיה מוכן בזמנים שסיכמנו (וגם כל אבני הדרך שבדרך).

בנוסף גם אצלי תמיד יש הפתעות, ולכן הכל מתוכנן ב Under Booking. כשלקוח קיים צריך עזרה דחופה בפרויקט אני יכול למצוא כמה שעות להסתכל על זה בלי לפגוע בלוחות זמנים או פרויקטים אחרים. יש לזה עלות כמובן, כי זה אומר שצריך כל הזמן לסרב לעבודות ולהשאיר כסף על השולחן. אבל הרווח בשקט נפשי שלי ושל הלקוחות שלי שווה את המחיר.

עבודה לפי לוחות זמנים היא בחירה, ומהנסיון שלי היא גם הבחירה הרווחית יותר לרוב הפרילאנסרים. זה לא מאוחר מדי להתחיל.